Polityka prywatności

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Rejestracja konta i obsługa wniosków w projektach dofinansowanych z UE (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO — wykonanie umowy / obowiązek prawny).
• Realizacja umów o udzielenie wsparcia oraz wypłata refundacji kosztów usług rozwojowych z Bazy Usług Rozwojowych (BUR).
• Monitoring i sprawozdawczość projektu wymagana przepisami programu Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego 2021–2027 (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Obsługa zapytań przesłanych przez formularze kontaktowe oraz prezentacja oferty (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu (logi systemowe, ochrona przed botami i nieautoryzowanym dostępem).

4. Rodzaj przetwarzanych danych

Przetwarzamy następujące rodzaje danych osobowych:

• imię i nazwisko, PESEL (uczestnicy projektów),
• dane firmy: nazwa, NIP, REGON, KRS, adres siedziby,
• dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail,
• dane uzupełniające do projektów: stanowisko, wykształcenie, status zatrudnienia,
• parametry połączenia: oznaczenie czasu, adres IP — wyłącznie w celach bezpieczeństwa.

5. Źródło danych

Państwa dane osobowe zbieramy bezpośrednio od Państwa w momencie rejestracji konta i wypełniania formularzy zgłoszeniowych w systemie. Dane firm uzupełniamy automatycznie z publicznego rejestru MF (na podstawie podanego NIP).

6. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane:

• upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora (operatorom DARR weryfikującym wnioski),
• podmiotom współpracującym z Administratorem — w szczególności dostawcom systemów informatycznych, hostingu, poczty elektronicznej oraz usług IT (na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych),
• Instytucji Pośredniczącej / Zarządzającej Funduszy Europejskich w zakresie wymaganym do rozliczenia i monitoringu projektu,
• podmiotom upoważnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (organy podatkowe, kontrolne).

Państwa dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

7. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania zależy od celu przetwarzania:

• dane uczestników projektu — przez okres realizacji projektu oraz okres archiwizacji wymagany przepisami programu (zwykle 10 lat od zakończenia projektu);
• dane z formularza kontaktowego — do czasu zakończenia obsługi zapytania, nie dłużej niż 3 lata;
• logi systemowe — do 12 miesięcy w celach bezpieczeństwa;
• dane finansowe (faktury, refundacje) — przez okres wymagany przepisami o rachunkowości (5 lat od końca roku obrachunkowego).

10. Bezpieczeństwo i hosting

Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL/TLS). Dane osobowe przechowywane w bazie danych są zaszyfrowane. Hasła są haszowane algorytmem bcrypt.

Operator regularnie:

• zmienia hasła administracyjne,
• wykonuje kopie bezpieczeństwa danych,
• aktualizuje oprogramowanie używane do przetwarzania danych,
• monitoruje próby nieautoryzowanego dostępu (rate limiting, CAPTCHA, logi audytowe).

System jest hostowany na serwerach zlokalizowanych w Niemczech (Hetzner Online GmbH) — w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

11. Logi systemowe

Informacje o zachowaniu użytkowników w serwisie podlegają logowaniu w celach administracyjnych i bezpieczeństwa (audit log). Logi są przechowywane do 12 miesięcy.

12. Profilowanie i decyzje automatyczne

Państwa dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).

13. Wymóg podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwi rejestrację konta, zgłoszenie wniosku o wsparcie, zawarcie umowy oraz wypłatę refundacji.